Recruitment on Steroids: supersnel personeel aannemen

Werving en selectie van 20 werknemers & 40 zzp’ers met 2 vingers in de neus

Recruitment en personeel aannemen is voor elk bedrijf belangrijk. Je personeel is je belangrijkste bezit als bedrijf. Desalniettemin kan personeel aannemen een langdradig, omslachtig en tijdrovend proces zijn. Gelukkig kan werving & selectie ook supersnel en efficiënt zijn! Zo hebben wij met twee vingers in de neus binnen enkele maanden ongeveer 80 sollicitanten gehad, 20 mensen aangenomen en met 40 zzp’ers gesproken. Dit alles zonder HR & recruitment personeel. In deze blog bespreken we ons proces en de tools om dit mogelijk te maken zonder dat het veel tijd kost.

Quote Richard Branson

Voordat we in het recruitmentproces on steroids duiken, beantwoorden we de vraag over wat recruitment precies is. Recruitment.nl definieert recruitment als volgt:

Recruitment (vaak ook werving & selectie genoemd) verwijst naar het proces van identificeren, selecteren en aantrekken van de best gekwalificeerde en beschikbare kandidaat (van binnen of buiten de organisatie) voor een tijdelijke of vaste vacature.

Recruitment gaat natuurlijk heel erg over het vinden van geschikte kandidaten en het werven en selecteren daarvan. In dit artikel gaan we vooral in op het faciliterende proces en de bijbehorende tooling. De structuur van dit artikel is volgt: potentiële kandidaten jouw bedrijf laten vinden en laten solliciteren, het sollicitatieproces, het aannameproces en het werknemers in dienst traject.

Potentiële kandidaten jouw bedrijf laten vinden en laten solliciteren

In tegenstelling tot de vele klachten uit de bedrijfswereld over over het niet beschikbaar zijn van goed personeel, hebben wij hier te weinig last van. Wij werken veel met parttime studenten en daar zijn de juiste mensen makkelijk in te vinden. Wij schakelen dan ook geen externe partijen in voor ons recruitmentproces. Wel maken wij gebruik van platformen zoals indeed, social media (voornamelijk LinkedIn), Magnet.me en de UvA jobboard. Voor de werving van zzp’ers gebruiken wij naast LinkedIn platformen zoals freelancers.nl

Voor geen van deze platformen betalen wij. Waarom? Omdat het simpelweg niet nodig is. Wel zien we nog tal van extra mogelijkheden voor het werven van personeel met betaalde advertenties op die platformen of op social media, maar vooralsnog komen we prima aan de beste kandidaten zonder deze optie.

Daarnaast zijn er nog twee andere belangrijke bronnen voor onze sollicitanten werving: SEO en ons eigen netwerk. Via ons eigen netwerk en het netwerk van onze werknemers komen er vaak sowieso al veel sollicitanten binnen. Daarnaast hebben we onze vacaturepagina en de vacatures goed geoptimaliseerd voor zoekmachines zoals Google, waardoor onze vacatures via Google gevonden worden. Dat zorgt ervoor dat zoekmachines voor 20% verantwoordelijk zijn voor nieuwe kandidaten die solliciteren. Na plaatsing van de vacatures gaat de rest eigenlijk vanzelf en komen de sollicitanten vanzelf binnen vliegen. Dit is waar de magic van werving & selectie begint.

Magic Giphy

Het sollicitatieproces

Potentiële kandidaten hebben onze vacatures gevonden, en nu? Nu zorgen we ervoor dat we zo goed en makkelijk mogelijk de beste kandidaten selecteren voor een vervolg.

Om te beginnen doen we dat door middel van een formulier. Wanneer je bijvoorbeeld bij deze vacature op solliciteren klikt, kom je terecht bij dit formulier met een set vragen. Daarbij is het de kunst om genoeg informatie te vergaren om de match tussen de sollicitant en onszelf goed in te schatten, zonder dat we teveel vragen stellen dat de sollicitant afhaakt.

We vragen onze sollicitanten naar hun contactgegevens, LinkedIn profiel en waarom Leapforce hen moet aannemen. Daarnaast vragen we ze ook hoe ze op de vacature zijn gekomen. Zo kunnen we meten welke kanalen het meest effectief zijn in het recruitmentproces. Afhankelijk van de vacature hebben we nog andere vragen. Zo vragen we bij deze vacature voor freelancers ook naar de meest indrukwekkende prestatie en de kennisgebieden en expertise van een sollicitant. Wanneer de sollicitant zijn/haar antwoorden instuurt, worden de juiste mensen automatisch getriggerd via Slack (onze communicatietool) en ons CRM systeem. Hiervoor hebben we een koppeling gebouwd in Zapier.

Screenshot van Zapier api
Integratie tussen het formulier Slack en het CRM systeem

Binnen Leapforce gebruiken we de communicatietool Slack zeer intensief, waardoor we onmiddellijk over nieuwe sollicitanten geïnformeerd zijn. Het bericht dat via deze Zapier koppeling in Slack wordt gepost bevat de contactgegevens, de motivatie van de sollicitant en de link naar zijn/haar LinkedIn. Hierdoor kunnen wij snel oordelen of deze sollicitant een match met Leapforce is en kunnen we de sollicitant binnen 1 dag te laten weten of hij/zij wel of niet wordt uitgenodigd voor gesprek. We zijn daarmee vaak sneller dan de recruitment van concurrenten en de snelle behandeling geeft de sollicitant een goed gevoel.

Screenshot van Zapier melding in Slack
Een geanonimiseerde berichtgeving van een sollicitatie in onze Slack

Voor het recruitmentproces en de sollicitanten hebben we een aparte funnel ingericht in ons CRM systeem. Zoals je hieronder ziet hebben we de funnel voor recruitment ingedeeld in een aantal fasen. Zo houden we overzicht en weten we welke acties er nog van ons of de sollicitant worden verwacht. Een nieuwe sollicitant komt uiteraard in Not contacted.

Screenshot van funnel in Insightly
Onze werving en selectie funnel in ons CRM systeem waarin de sollicitanten terecht komen

Als potentieel werkgever wil je natuurlijk snel een persoonlijke ontvangstbevestiging sturen naar de kandidaat. Dit doen we met geautomatiseerde workflows in ons CRM. Door middel van een workflow wordt de voornaam automatisch uit het CRM gehaald en in de mail gestopt. Zo krijgt de sollicitant binnen enkele minuten na het insturen van de sollicitatie de onderstaande mail.

Screenshot van bedank mail via Drift bot

Wanneer de sollicitant op basis van de ingestuurde gegevens een potentiële match is met Leapforce, dan versturen we de volgende email template vanuit ons CRM met 2 klikken (jaja, er zit ook nog ouderwets handwerk tussen).

Screenshot van uitnodigingsmail via Drift bot

De sollicitant gaat vervolgens naar een bot die geïntegreerd is met mijn agenda en kan daar een afspraak met mij inschieten, zonder dat ik daar iets voor hoef te doen. Dit scheelt 2 tot 6 e-mailtjes tijdens het maken van de afspraak. Ook zorgt het opnieuw voor een versnelling van het recruitmentproces. Ik heb zelfs sollicitanten gehad die dezelfde middag nog langs kwamen voor gesprek. Normaliter ben je minimaal een week verder. De bot die wij hiervoor gebruiken is die van Drift.

Screenshot van Driftbot
Hoe sollicitanten (en andere zakelijke relaties) via een bot een afspraak met mij inplannen

Je vraagt je nu misschien af, ben je dan wel goed voorbereid? Uiteraard krijg ik overal bevestigingsmail van, en stuurt de bot mij een herinnering op de dag dat de afspraak plaatsvindt. Daarbij fungeert de bot als mijn persoonlijke assistent en geeft hij informatie over de persoon met wie ik een afspraak heb. Denk hierbij aan de locatie, functietitel en een link naar het LinkedIn profiel van de kandidaat. Wij gebruiken deze bot niet alleen voor recruitment, maar ook intensief voor het maken van andere zakelijke afspraken.

Screenshot van herinneringsmail van Drift bot
De herinneringsmail van de bot over de afspraak die ik heb met de sollicitant

De sollicitant aannemen

Oké, er is gesolliciteerd, de sollicitant is beoordeeld en het gesprek is geweest. We zijn positief en de sollicitant gaat akkoord met de voorwaarden. Yes, we hebben een nieuwe werknemer! De volgende stap is al dat vervelende contractuele papierwerk toch? Nee!

Een degelijke contractentool, een koppeling naar je CRM systeem en goed ingerichte contract templates, is de oplossing. Wij gebruiken hier PandaDoc voor. Het gebruik van PandaDoc zorgt ervoor dat wij binnen 1 minuut het contract hebben gemaakt, digitaal ondertekend en verstuurd. We creëren het contract vanuit ons CRM systeem en deze vult automatisch bepaalde velden, zoals voor- en achternaam in in het contract. Met de contractentool kun je bepaalde invulvelden verplicht maken en aan een rol toewijzen. Dus in dit geval moet de werkgever het salaris en de looptijd invoeren en moet de werknemer plaats van ondertekening invoeren.

Screenshot van Contract in Pandadoc
De CRM vult velden automatisch in en invulvelden zijn toegewezen aan een rol (bv werkgever)

Op het einde is er ruimte voor een digitale handtekening die vanaf mobiel, tablet en pc ingevuld kunnen worden. Dit zorgt er niet alleen voor dat we geen papierwerk hebben, maar ook dat de snelheid van contracten ondertekenen met 400% is verbeterd naar een gemiddelde van 2 dagen.

Screenshot van contract in Pandadoc
Het CRM vult de namen van de ondergetekenden in en er is plaats voor een handtekening

Wanneer het contract ondertekend is krijgen we daar opnieuw automatisch een bericht van in Slack, zodat we meteen op de hoogte zijn. Naast het gebruik van deze contractentool voor werving & selectie gebruiken wij het ook voor offertes en andere contracten zoals NDA’s en verwerkingsovereenkomsten.

Screenshot van Slack
Melding van een getekend contract in onze Slack

Vervolgens converteren we de lead in ons CRM systeem naar een werknemer bij Leapforce. Dit triggert een workflow wat leidt tot de versturing van een indienst-mail met uitleg over de indienst-procedure en informatie over Leapforce. Zo kan de nieuwe werknemer optimaal voorbereid aan zijn/haar eerste werkdag kan beginnen. De nieuwe werknemer reageert hierop. Het papierwerk is rond en de eerste werkdag is gepland!

Screenshot van indienstmail
Een gedeelte van de automatisch, gepersonaliseerde indienstmail voor de nieuwe werknemer

Het werknemers indiensttreding traject

De volgende stap is de nieuwe werknemer zo snel en goed mogelijk inwerken bij Leapforce. En hiernaast kennis te laten maken met de mensen en het bedrijf. Hiervoor gebruiken we onze project- en taakmanagementtool Asana. Ook deze tool heeft een krachtige template functionaliteit waar wij dankbaar gebruik van maken gedurende het wervings- en selectieproces. Zo hebben we een template voor het HR indiensttreding project die we aanmaken voor een nieuwe werknemer.

Screenshot van Asana
Het selecteren van een HR Indienst template bij het aanmaken van een nieuw project

Dit project heeft een standaard set met in totaal 84 taken en subtaken die moeten gebeuren om de werknemer zo goed en snel mogelijk van start te laten gaan. Dit zijn taken zoals IT accounts voor de nieuwe werknemer creëren, het doornemen van de bedrijfspresentatie en het inrichten van je accounts als werknemer. Elke taak bevat een gedetailleerde omschrijving en stappenplan die we eenmalig hebben aangemaakt. Dit zorgt ervoor dat elke nieuwe werknemer snel goed ingewerkt is.

Screenshot van Asana
Een gedeelte van de 84 indiensttaken en een voorbeeld van een taakomschrijving

Met tooling en een goed recruitmentproces kan werving en selectie in split seconds

Recruitment kan een tijdrovend en inefficiënt proces zijn. Gelukkig kan dat vergemakkelijkt worden met een goed werving & selectieproces en goed ingerichte en geïntegreerde tooling. Dit heeft ons enorm geholpen in het opschalen van Leapforce. Het werven, selecteren, aannemen en inwerken van kandidaten kost op deze manier minder dan 1 uur in totaal. Wij zijn dan ook van mening dat het aannemen van mensen leuk en niet lastig moet zijn.

Schrijf je in voor onze growth hacking nieuwsbrief

Een reactie plaatsen